Het coronavirus zorgt voor veel vragen bij ondernemers. Er komen ook meer puur juridische/economische vragen aan het licht. In onderstaande uiteenzetting proberen wij een aantal vragen te beantwoorden. Mocht u nog andere vragen hebben, neem dan vooral contact op met onze ESQ coronadesk via 0162 – 523 033 of stuur een e-mail naar corona@esq.nl.
Financieel
Werktijdverkorting en de NOW-regeling
Normaal gesproken kan de werkgever werktijdverkorting aanvragen als er arbeidsuren wegvallen door een omstandigheid die buiten de risicosfeer van de werkgever ligt. Met andere woorden: als de werkgever buiten zijn schuld om opeens minder werk heeft, dan kan hij dit aanvragen. De regering heeft deze regeling echter tijdelijk stopgezet. Er is een andere regeling voor in de plaats gekomen; de NOW-regeling.
De NOW-regeling is door de overheid ingevoerd omdat deze beter aansluit bij de huidige situatie dan dat de werktijdverkorting dat deed. De NOW houdt rekening met een verwachte omzetdaling. Via de NOW-regeling kan u als ondernemer een tegemoetkoming in de loonkosten aanvragen. Dit kun je doen bij het UWV. Het UWV schiet bij toekenning van de aanvraag maar liefst 80% van het salaris voor! Voor een succesvolle aanvraag gelden 3 voorwaarden:
1) er mag geen personeel worden ontslagen in de periode van tegemoetkoming
2) al het personeel moet doorbetaald worden voor de volle 100%
3) de verwachte omzetdaling moet minstens 20% zijn
Als de aanvraag wordt toegekend wordt het geld in 3 termijn uitgekeerd, de eerste termijn in ieder geval binnen 2-4 weken, maar mogelijk sneller. 24 weken na uitkering van de laatste termijn, dien je ‘vaststelling’ van het voorschot aan te vragen. Het UWV gaat dan controleren of je daadwerkelijk recht had op het ontvangen voorschot. In eerste instantie zal het krediet misschien makkelijk worden uitgekeerd, maar als achteraf blijkt dat uw bedrijf geen recht op subsidie had kunt u hier wellicht mee in de problemen komen. Wij adviseren u dan ook om de voorwaarden goed te doorgronden. Voor de vaststelling van de subsidie is in beginsel een accountantsverklaring vereist. Het UWV zal binnen 22 weken een eindafrekening doen.
De NOW-regeling is per 6 april ingegaan, en kan via de onderstaande website worden aangevraagd:
www.uwv.nl/werkgevers/overige-onderwerpen/now
Juridisch
Betalingsproblemen
Het kan voorkomen dat je cashflow (tijdelijk) minder is door de coronacrisis. Ondertussen lopen de rekeningen wel gewoon door. Juridisch gezien kun je hier niet zo veel aan doen. Wel kun je je kosten misschien dekken met een van de financiële regelingen. Overheidsinstanties zullen soms coulanter zijn wat betreft betalingen, maar er is geen landelijk beleid. De Belastingdienst heeft bijvoorbeeld aangegeven dat aanvragen voor uitstel eenvoudiger zullen worden toegekend en dat er voor meer belastingen uitstel kan worden aangevraagd. Zo kun je bijvoorbeeld uitstel krijgen voor betaling van de omzet- en/of de vennootschapsbelasting. Het is daarvoor belangrijk dat je een schriftelijk verzoek voor uitstel indient bij de Belastingdienst. Wij kunnen u hier eventueel bij van dienst zijn. Ons advies is om met uw schuldeiser in gesprek te gaan, leg uit waarom je niet kunt betalen en stuur aan op een regeling. Eventueel kunnen wij u daar ook altijd bij helpen!
Thuiswerken en privacy
Het is belangrijk om de privacy goed in de gaten te houden nu iedereen thuis werkt. Normaal gesproken werken uw werknemers op kantoor op beveiligde computers, of bijvoorbeeld op een beveiligde server (een zogeheten remote desktop). Wij willen u daarom een aantal tips meegeven:
- Maak uw werknemers erop attent dat zij een computer van het werk gebruiken en deze ook alleen voor het werk gebruiken. Een gemeenschappelijke computer waarop ook gezinsleden inloggen is natuurlijk niet ideaal
- Maak uw werknemers er zoveel mogelijk op attent dat zij via de beveiligde servers werken
- Maak afspraken over welke beveiligingsprogramma’s er bijvoorbeeld gebruikt worden (virusscanners, etc.)
- Verander regelmatig wachtwoorden voor portals en dergelijke
- Wijs werknemers erop dat zij hun werkmail blijven gebruiken, en niet via hun persoonlijke mail gaan communiceren
- Wijs werknemers erop dat zij bestanden alleen op de beveiligde server opslaan en niet op hun eigen computer. Eventueel kan een USB-stick gebruikt worden
Online meetings
Misschien maak je gebruik van apps voor zakelijke meetings en teamoverleggen. Logisch, het zijn hele handige programma’s. Wees je echter wel bewust van de risico’s. Zoom is nu bijvoorbeeld een veel gebruikte app, maar recent kwam aan het licht dat de data van iPhone gebruikers gedeeld wordt met Facebook. Na de publicatie draaide Zoom dat terug, maar het zegt wel iets over hoe dit bedrijf met uw privacy omgaat. Belangrijk om te weten is ook dat Zoom geen gebruik maakt van zogeheten end-to-end-encryptie. Dit is een zeer veilige manier van versleuteling, waarbij berichten alleen voor de verzender en de ontvanger te begrijpen zijn. Populaire software zoals WhatsApp maken hier wel gebruik van.
WhatsApp is een alternatief te gebruiken door maximaal 4 mensen tegelijkertijd. Als iedereen een iPhone heeft kunt u ook Apple FaceTime (tot 32 mensen) gebruiken. Beide diensten maken gebruik van de eerder genoemde end-to-end encryptie. Een ander alternatief is ‘Jitsi’ dat zegt veilig te zijn omdat hierbij niets op je device wordt geïnstalleerd.
In alle gevallen geldt: vertrouw er niet op dat online communicatie veilig is en deel geen vertrouwelijke gegevens.
Wijziging van arbeidsvoorwaarden
Het aanvraag van een voorschot via de NOW-regeling is iets wat u kunt doen, maar wellicht is dit niet genoeg. U kunt niet zomaar een arbeidsovereenkomst wijzigen, maar u kunt wel een moreel beroep doen op uw werknemers. Zo kunt u uw werknemers verzoeken om (tijdelijk) akkoord te gaan met een wijziging van de arbeidsvoorwaarden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het verplicht opnemen van verlofdagen, of het tijdelijk stopzetten van individuele bonusuitkeringen.
Ook kunt u een beroep doen op uw werknemers om juist in deze tijd net wat harder te werken om het bedrijf draaiende te houden.
Soms is het wel mogelijk om eenzijdig de arbeidsvoorwaarden te wijzigen. Daarbij is het van belang om te bezien of er een zogenaamd ‘wijzigingsbeding’ bij de arbeidsovereenkomst of het CAO is opgenomen. Dit is een beding dat de werkgever in staat stelt om eenzijdig de arbeidsovereenkomst te wijzigen bij een ‘zwaarwegend belang’. Een dergelijk zwaarwegend belang kan als gevolg van de coronacrisis ontstaan. Als werkgever zult u moeten aantonen dat het zwaarwegend belang groter is dan het belang van uw werknemer tot instandhouding van de ongewijzigde arbeidsovereenkomst. De vraag of dit het geval is is nooit eenduidig te beantwoorden. Als u meent hierop aanspraak te kunnen maken doet u er verstandig aan juridische hulp in te schakelen. Wij kunnen u daarbij helpen.
