Tegenwoordig is haast iedereen actief op sociale media. Het kan daarom verleidelijk zijn om een sollicitant langs deze weg te screenen of werknemers te volgen. Let u er als werkgever echter op dat de werknemer en sollicitant ook op het internet en sociale media recht privacy hebben. Hieronder volgen de do’s en don’ts.
Screening
Natuurlijk wilt u weten wat voor vlees u in de kuip heeft, maar dit betekent niet dat u een sollicitant volledig door mag lichten. Een screening, waarmee u de integriteit van een sollicitant toetst, kan behulpzaam zijn bij het in dienst nemen van personeel met gevoelige functies. Deze screening bestaat allereerst uit het controleren van relevante documenten, maar u wilt wellicht ook meer te weten komen over de persoon achter de sollicitatiebrief. Het is niet verboden om een sollicitant via internet op te zoeken, maar bedenkt u dat de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing is. Vraagt u zich daarom af of de gevonden informatie relevant is en informeer de sollicitant over de screening. U kunt het in de vacaturetekst aankondigen of in een eerste gesprek bespreken.
Daarnaast moet u er zich van bewust zijn dat niet alle informatie die u op het internet vindt juist is. U kunt verouderde informatie of informatie over iemand met eenzelfde naam treffen. Twijfelt u over de juistheid van informatie, bespreekt u dit dan met de sollicitant. De gezondheid van een sollicitant mag geen onderdeel van de screening vormen, behoudens een wettelijk verplichte medische keuring. Gaat u voor informatie over de gezondheid van een sollicitant dan ook nooit uit van informatie van het internet.
Gebruik internet op de werkvloer
Uw werknemers maken wellicht veel gebruik van het internet, zowel zakelijk, als privé. Stelt u daarom duidelijke regels en richtlijnen op voor het gebruik van internet en e-mail op de werkvloer. Denkt u hierbij niet alleen aan het gebruik van internet voor privédoeleinden, maar ook aan de interne en externe communicatie per e-mail. Zorg ervoor dat dergelijke richtlijnen aansluiten bij hetgeen ‘off line’ zou zijn toegestaan. U kunt het uw werknemers niet volledig verbieden op de werkvloer gebruik te maken van internet voor privédoeleinden, maar u mag hier uiteraard wel beperkingen aan stellen. Doet u dit bijvoorbeeld door bepaalde websites ontoegankelijk te maken. Doorlopende controles zijn niet toegestaan. Vermoedt u dat de grens wordt overschreden, spreekt u hier de bewuste werknemer dan allereerst op aan. Slechts in het geval van gewichtige redenen mag privémail worden gecontroleerd, maar dit dient allereerst te geschieden zonder van de inhoud kennis te nemen.
Wees daarnaast voorzichtig met het vermelden van de naam, functie, foto en eventuele contactgegevens van uw werknemers op uw website. Niet iedere werknemer stelt dit namelijk op prijs, in het bijzonder wanneer het een gevoelige functie betreft. U kunt het uw werknemers daarom niet verplichten een (zakelijk) account aan te maken op sociale media.
Vermoedt u dat binnen uw organisatie het internet op een onjuiste wijze wordt gebruikt of heeft u vragen over de (volledige) screening van een sollicitant? Aarzelt u dan niet om contact met ESQ Advocaten op te nemen.
