ESQ Advocaten
Smart Lawyers

Opnemen van vakantiedagen; wat zijn de regels?

11 april, 2018
Geschreven door: Mark van Essen

Vrij of niet?

Het mooie weer komt er weer aan en traditiegetrouw volgt ook een periode waarbij met een gering aantal verlofdagen een lang weekend vrij kan worden gerealiseerd. Ook zijn de eerste vakanties voor de zomer al weer geboekt. Maar, het opnemen van vakantiedagen kan binnen een organisatie wel tot problemen leiden, bijvoorbeeld als werknemers allemaal tegelijk vakantie willen opnemen. Wat zijn de regels hiervoor?

Hoofdregel is dat een werkgever de vakantie van de werknemer dient vast te stellen conform de wensen van de werknemer. De werknemer bepaalt in eerste instantie dus of, wanneer en hoelang hij vakantie opneemt. Een werkgever mag een vakantieaanvraag wel weigeren, maar dan moet het wel gaan om situaties waarin het inwilligen van het vakantieverzoek tot ernstige verstoring van de bedrijfsvoering leidt die niet op een andere manier kan worden opgevangen. De weigering zal binnen twee weken na indiening van het verzoek moeten gebeuren. Na het verstrijken van deze termijn, is de vakantie overeenkomstig de wensen van de werknemer vastgesteld.

De werkgever heeft wel een aantal andere mogelijkheden. Zo mag van de werknemers worden gevraagd om vakantiewensen voor een bepaalde termijn kenbaar te maken, maar ook kan de werkgever verplichte vakantiedagen vast te stellen. Ook is het mogelijk om af te spreken dat vakantie in een bepaalde drukke periode niet mogelijk is. Andere denkbare afspraken zijn het niet tegelijkertijd met een directe collega op vakantie gaan en een voorrangsregeling tijdens de schoolvakanties voor werknemers met schoolgaande kinderen.

Het is raadzaam om regels omtrent het opnemen van vakantiedagen vast te leggen in een vakantiereglement. Let wel op dat de ondernemersraad hiermee moet instemmen!

Vakantiedagen kunnen ook vervallen. Voor wettelijke vakantiedagen die vanaf 1 januari 2012 zijn toegekend geldt een vervaltermijn van een half jaar. De vakantiedagen die voor het verstrijken van deze vervaltermijn niet worden opgenomen, vervallen. Dus: vakantiedagen van 2017 moeten voor 1 juli 2018 opgenomen moeten zijn. Werkgever en werknemer mogen in onderling overleg de vervaltermijn verlengen (niet verkorten!). Voor bovenwettelijke vakantiedagen geldt een verjaringstermijn van 5 jaar. Ook hiervoor mogen werkgever en werknemer afwijkende afspraken maken; zij mogen voor de bovenwettelijke dagen de verjaringstermijn verlengen, maar ook verkorten. Bovenwettelijke dagen mogen bovendien ook worden afgekocht (wettelijke dagen mogen alleen aan het einde van het dienstverband worden uitbetaald).

Voor werknemers die ‘niet in staat’ zijn geweest hun wettelijke vakantiedagen op te nemen, zal de vervaltermijn van een half jaar worden omgezet in een verjaringstermijn van vijf jaar. Van ‘niet in staat’ is niet zomaar sprake. Ziekte kan bijvoorbeeld niet zomaar als reden worden opgevoerd. Sterker nog, een zieke werknemer dient juist (door de werkgever) te worden gestimuleerd om ook vakantie op te nemen. Een zieke werknemer die met vakantie gaat maakt – net als andere werknemers – gewoon zijn vakantiedagen op.